Op 20 december 2022 werd in Spanje het Koninklijk Besluit 1028/2022 aangaande het registreren van voedselcontracten goedgekeurd. Contracten, die met telers en telersorganisaties worden afgesloten, moeten verplicht digitaal worden geregistreerd vóór de levering van de goederen in kwestie. Ook eventuele wijzigingen moeten worden aangegeven.
Hoewel het nu al mogelijk is om documenten naar dit register te uploaden, is het vanaf 30 juni verplicht voor kopers van grondstoffen om dit Register van Levensmiddelencontracten te gebruiken, met alle administratieve rompslomp van dien.
Sancties van € 3.000 tot € 3.000.000 voor niet-naleving
"Er heerst grote bezorgdheid en onzekerheid bij veel teelt- en handelsbedrijven, vooral bij ondernemingen die aanzienlijke volumes verhandelen, aangezien ze met de nieuwe regelgeving elke keer dat ze een aankoop doen bij hun leveranciers, het bijbehorende contract of addendum moeten invullen, digitaal ondertekenen en uploaden naar het Register van Levensmiddelencontracten van het Agentschap voor Voedselinformatie en -controle (AICA), wat veel tijd kan kosten", zegt Daniel Cerqueiro, CEO van Docuten Tech.
Dankzij Docuten in een mum van tijd
"Door deze nieuwe regelgeving zullen administratieve verplichtingen het operationele luik van bedrijven – het deel waar de winstcreatie zit – onder druk zetten. Gelukkig kan deze taak, die manueel ongeveer 15 minuten per aankoopcontract kost, in een mum van tijd worden vervuld dankzij Docuten, een totaaloplossing die we samen met enkele klanten in de voedingssector hebben ontwikkeld", zegt Daniel.
Volgens de vertegenwoordiger van deze software kan met Docuten het proces worden geautomatiseerd, van het digitaal ondertekenen van contracten en addenda tot het automatisch verzenden van de documentatie en wijzigingen in het register, waardoor naleving van de huidige regelgeving wordt gegarandeerd. "We zien al een grote belangstelling vanuit de sector."
Digitale handtekening en automatisering van het uploadproces
Het automatiseringsproces begint met het contract tussen koper en leverancier. Docuten is een tool waarmee contracten kunnen worden verzonden en digitaal kunnen worden ondertekend door beide partijen, koper en leverancier, op een volledig legale en veilige manier.
"Bedrijven moeten er rekening mee houden dat de Voedselketenwet verplicht tot het invullen van een reeks velden in de contracten met leveranciers. Als het document in papiervorm wordt ingevuld, is het complex om ervoor te zorgen dat deze velden door de leveranciers worden ingevuld voordat ze worden ondertekend en geregistreerd bij het AICA. Docuten voorziet in een sjabloonsysteem dat ervoor zorgt dat deze velden altijd correct worden ingevuld, door bewerkbare typecontracten aan te reiken en de verplichte velden aan te duiden", zegt Daniel Cerqueiro.
Het proces gaat verder met de automatische indiening bij het Voedselregister.
"Nadat de documenten digitaal zijn ondertekend, kan met onze oplossing automatisch gecommuniceerd worden met het Voedselregister, zonder op de website van het Voedselregister de contracten een voor een te moeten uploaden. De klant hoeft het proces alleen maar te starten door een vakje aan te klikken, waarna ons systeem volgende 3 processen automatisch uitvoert: identificatie bij het AICA; het uploaden van het contract en eventuele aanvullende documenten; het verkrijgen van het bewijs van registratie. De administrateur van het bedrijf of de persoon die het te ondertekenen contract heeft verzonden, ontvangt een melding via e-mail dat het proces naar tevredenheid is voltooid", verzekert de vertegenwoordiger van deze software.
Document wordt gedurende 4 jaar bewaard
"De regelgeving verplicht om het contract en de bijbehorende documentatie, inclusief correspondentie, gedurende 4 jaar te bewaren. Bij Docuten, als Gekwalificeerde Aanbieder van Betrouwbare Service, helpen we om te voldoen aan bovenstaande verplichting. We kunnen de digitale communicatie en bijlagen bewijzen, want we garanderen de bewaring en onveranderlijkheid van de ondertekende documenten gedurende 4 jaar, zoals de wet voorschrijft, op ons 100% veilig en legaal platform", besluit Daniel.
Op dinsdag 6 juni vindt een webinar plaats over het Voedselregister samen met Grant Thornton. Klik hier om je aan te melden.
Voor meer informatie:
Daniel Cerqueiro
Docuten Tech S.L.,
Tel: +34 655 679 169 (Spanje)
daniel.cerqueiro@docuten.com
www.docuten.com