Net als bij andere overheidsinstanties wordt ook door de Kamer van Koophandel (KVK) sterk ingezet op digitalisering. Vandaag maakt de KVK bekend dat het aanvragen van exportdocumenten via de post definitief stopt op 5 april 2021 en zij voor dit proces overgaan op 100% digitaal.
Verdere digitalisering binnen de overheid, ook bij KVK
Door vast te houden aan het papieren document kan de KVK een stuk lastiger aansluiten op alle digitale ontwikkelingen in de wereld. Het is dus in het belang van het bedrijfsleven dat ook de KVK nu overstapt op 100% digitaal, zoals de Douane en NVWA al eerder deden. Dit alles om de aansluiting op toekomstige ontwikkelingen, zoals Single Window en blockchain, niet te missen.
Voor de KVK is daarom nu het moment aangebroken dat zij ook de laatste post-aanvragers verplichten om over te stappen op een digitaal alternatief. In de brief die onlangs door de KVK is verzonden naar al deze bedrijven staat dat het papieren aanvraagproces niet meer past bij deze tijd en zij vóór 5 april 2021 een keuze moeten maken uit:
- Zelf software gebruiken voor communicatie met de KVK, zoals Stratech Shipment.
- De KVK-aanvragen uit te besteden aan een logistiek dienstverlener, zie bedrijvengids.
De digitale (r)evolutie bij de KVK: van papier naar digitaal
Dat bedrijven inmiddels overtuigd zijn van de voordelen en het gemak van het online aanvragen van exportdocumenten bij de KVK blijkt wel uit cijfers. In 2020 werd namelijk 93,5% van alle KVK-aanvragen met behulp van software gedaan. Slechts een klein gedeelte van alle exportdocumenten in Nederland gaat nu nog via de post. Dit heeft vaak als reden dat:
- Men denkt dat het bestemmingsland nog natte stempels moet hebben. Cijfers en ervaringen van de KVK tonen echter aan dat deze aanname niet correct is.
- Bedrijven slechts enkele documenten per jaar hebben. Deze zogenaamde kleine aanvragers hebben vaak voldoende tijd om te wachten tot het afgehandelde document via de post retour komt.
Dat digitale afgifte ook voor kleine aangevers een grote meerwaarde heeft, blijkt vooral uit de tijd waarin een elektronische aanvraag kan worden afgehandeld. Zo kan een document die met software wordt aangevraagd al binnen 30 minuten à 1 uur (max. 4 uur) uit de printen rollen. Diezelfde aanvraag doet per post al snel 3 tot 5 werkdagen over. Oftewel, een forse tijdsbesparing.
Auteur: John Schutten
Voor meer informatie:
www.stratech.nl