Kennis en continuïteit waarborgen met I-Fresh

Veiling Zaltbommel bemiddelt tussen telers en kopers op het gebied van groenten en fruit en heeft onlangs de I-Fresh oplossing van Axians succesvol in gebruik genomen. Deze totaaloplossing is uitgebreid met maatwerk apps om de Veiling in alle bedrijfsprocessen te ondersteunen. Rens Muskens, hoofd Administratie en Financiën bij Veiling Zaltbommel: “Het oude ERP systeem had zijn limiet bereikt en Axians sluit met I-Fresh software goed aan op onze praktijk”.

“Dagelijks bemiddelen wij tussen kopers en onze ruim 100 telers. En wat uniek is aan telersverenigingen als Veiling Zaltbommel, is dat wij nooit eigenaar zijn van het product, maar wel zowel de verkoopfactuur naar de koper sturen als de inkoopfactuur naar de teler. Wij nemen dus dit hele administratieve proces van onze telers uit handen.”

Workarounds vertragen het bedrijfsproces
“Ons oude systeem was maatwerk en paste als een schoen, maar had zijn limiet bereikt. We gebruikten het al 25 jaar en het schoot software technisch echt tekort. We werkten met workarounds die alleen voor de korte termijn een oplossing vormden. Bijkomend probleem was dat mensen met specialistische kennis over de software met pensioen gingen, dus die kennis ging verloren,” vervolgt Rens.

“Om de kennis en continuïteit te waarborgen, zijn wij in 2017 gaan rondkijken naar een nieuwe partner in ERP software. Na een uitgebreid selectieproces kwam Axians naar voren als beste match: kennis en ervaring op gebied van AGF, ze begrepen onze praktijk en hun software sloot daar goed op aan. Daarbij leek het ons een betrouwbare partner, en die verwachtingen zijn uitgekomen.”

Betere bedrijfsvoering en meer winstgevendheid dankzij data
“Alle veilingprocessen zijn vervat in het systeem dat wij samen met Axians geïmplementeerd hebben. Een deel hiervan speelt zich af in het (telers)portaal, en de rest in I-Fresh. Ook de keurmeesters, de emballageafdeling, waar telers verpakkingen afhalen, en het koelhuis, werken integraal met hetzelfde systeem.” zegt Rens. “Een ander groot voordeel is, dat we de papierstroom hebben gedigitaliseerd. Vroeger printten we nog vaak inkooporders en –facturen uit, maar dat gaat nu allemaal digitaal.”

Solution designer van Axians, Paul Poos vervolgt: “Ons team is gespecialiseerd in ERP-oplossingen binnen de AGF branche. Onze I-Fresh-software, gebaseerd op Microsoft Business Central, biedt alle functionaliteiten om AGF-organisaties goed te laten werken. Daar bovenop hebben we low-code apps ontwikkeld, om alle bedrijfsprocessen te ondersteunen. Dat zorgt voor een meer transparante datastroom, wat in het geval van Veiling Zaltbommel moet leiden tot meer winstgevendheid en een betere bedrijfsvoering voor de Veiling en de telers.”

Telersportaal
“Het telersportaal zorgt voor snelheid en een verhoogde efficiëntie.” vervolgt Paul. “Het is geïntegreerd met onze I-Fresh software en zorgt ervoor dat de communicatie tussen partijen plaatsvindt via een online platform, dat direct gekoppeld is aan het ERP systeem. De aanvoer wordt door de teler gewoon vanaf de smartphone, tablet of computer ingegeven. En de benodigde documenten koppelt hij digitaal.”

Een schermafbeelding van het telersportaal op tablet.

“Ook voeren telers hier informatie in van hun bedrijf. Zo krijgt Veiling Zaltbommel inzicht in de arealen, percelen en teelten die de teler voor een bepaald seizoen gaat leveren. De teler wordt gevraagd om prognoses te maken per jaar, week en dag van de producten die hij verwacht te leveren. Hierdoor kan de Veiling beter vraag en aanbod op elkaar afstemmen.” Rens vult aan: “En deze informatie kunnen wij weer terug ontsluiten richting de leden, in het belang van een transparante datastroom, een van de speerpunten in onze nieuwe strategie.”

Inlog voor kopers
“Nieuw na de implementatie is dat ook kopers vanaf nu kunnen inloggen in het portaal.” vervolgt Rens. “Dat was voorheen niet het geval. Direct na afloop van de veiling hebben zij nu de mogelijkheid om documenten af te drukken op locatie of om hun aankopen digitaal te zien in het portaal.”

Maatwerk app voor keurmeesters
“Een van de oplossingen die Axians voor ons ontwikkelde, is de keurmeester app. In het verleden hadden we ook zo’n systeem, maar dat werkte niet optimaal. Onze keurmeesters werkten namelijk in twee verschillende apps. Nu is dat samengevoegd tot één app, die gekoppeld is aan de standaard kwaliteitscontrole module van I-Fresh. Keurmeesters kunnen nu gemakkelijker de kwaliteit vast

Herkenbare Microsoft software
“Dat de software op Microsoft is gebaseerd is prettig werken,” vertelt Rens verder. “Het is nu veel meer geïntegreerd met Outlook, Excel en Word. Waar in het oude systeem alles als het ware ommuurd was, kun je nu een stuk makkelijker doorklikken en dingen opzoeken. Alles is een stuk herkenbaarder en werkbaarder. Kleine aanpassingen aan het systeem doen we zelf, zonder allerlei workarounds. Voor grotere aanpassingen aan het systeem zijn we wel afhankelijk van Axians, maar dat is geen enkel probleem, want de samenwerking verloopt prima.”

Binnen de AGF biedt Axians een mooi pakket aan
“Ik zou Axians zeker aanraden bij andere bedrijven.” sluit Rens af. “Natuurlijk moet je goed kijken of het pakket ook bij je bedrijfsprocessen past, maar binnen de AGF vind ik dat Axians een mooi pakket aanbiedt. Ook de samenwerking is goed verlopen, ze komen afspraken na, het personeel is deskundig en feedback wordt serieus opgepakt.”