Werknemers in het buitenland laten werken: Wat komt daar bij kijken?

Zeker in de Flowers en Food branche komt het regelmatig voor dat in Nederland woonachtige werknemers korter of langer buiten Nederland werkzaam zijn voor hun Nederlandse werkgever. Denk bijvoorbeeld aan een kassenbouwproject in Italië of het aansturen van een zusterbedrijf in Kenia. De nodige formaliteiten moeten dan worden geregeld. In dit artikel gaan wij in op de hoofdlijnen daarvan.

Visum en werkvergunning

De eerste stap bij werkzaamheden in het buitenland is nagaan of de betreffende werknemer een visum/verblijfsvergunning en/of een tewerkstellingsvergunning nodig heeft. Bij werkzaamheden in de landen van de EER (= EU plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) en Zwitserland heeft een werknemer met een EU-nationaliteit geen werkvergunning nodig. Het aanvragen van een verblijfsvergunning is echter verplicht als de Nederlandse werkgever zijn personeel langere tijd in het buitenland laat werken.

Betreft het tijdelijke werkzaamheden in België, dan geldt een aanvullend aandachtspunt. De werknemer moet de tewerkstelling vooraf aanmelden in België. Dit is de zogenaamde ‘Limosa meldingsplicht’. Deze verplichte aanmelding kunt u regelen op de Limosawebsite.

Loonbelasting

De werkgever moet in principe loonbelasting inhouden over het loon van een werknemer, die tijdelijk in het buitenland werkt. Maar zonder aparte regels zou dit tot dubbele belastingheffing leiden, als het land waar de werknemer werkt, het daar verdiende loon ook wil belasten. Om dat te voorkomen heeft Nederland met veel landen belastingverdragen gesloten. Is er geen belastingverdrag, dan geldt de zogenoemde eenzijdige regeling.
In de meeste belastingverdragen is bepaald, dat het werkland het recht heeft belasting te heffen over het loon. Hierop geldt één uitzondering: Het woonland van de werknemer (Nederland) heeft het recht om belasting te heffen als aan de voorwaarden van de 183-dagenregeling wordt voldaan:

de werknemer verblijft niet langer dan 183 dagen binnen een tijdvak van 12 maanden in het werkland; en
de beloning wordt betaald door of namens een werkgever, die geen inwoner van het werkland is; en
de beloning komt niet ten laste van een vaste inrichting van de werkgever in het werkland, zoals een filiaal of van een vast middelpunt van de werknemer in het werkland, bijvoorbeeld een werkkamer.

De tweede voorwaarde verdient nog nadere aandacht. In sommige gevallen kan de buitenlandse klant/opdrachtgever namelijk als ‘werkgever’ worden beschouwd en mag het werkland (dus) heffen over het daar verdiende loon. Dat is het geval als de loonkosten per tijdseenheid worden doorbelast aan de klant/opdrachtgever (bijvoorbeeld per dag of per uur), er een gezagsverhouding is met de klant/opdrachtgever en de werkzaamheden voor rekening en risico komen van die partij. Is sprake van een aanneemsom, dan is het doorbelasten van de personeelskosten niet aan de orde (die kosten ‘vallen weg’ in de aanneemsom) en is het loon regulier belast in Nederland.

Veel belastingverdragen hebben dezelfde opzet. Het is echter essentieel om de letterlijke tekst van het verdrag te beoordelen. Daarnaast heeft Nederland weliswaar met veel, maar niet met alle landen een belastingverdrag afgesloten.
Als geen verdrag aanwezig is, kan dubbele belastingheffing onder voorwaarden worden voorkomen op grond van de zogeheten ‘eenzijdige regeling’.

30%-regeling

Werknemers, die tijdelijk gaan werken in Afrika, Azië, Latijns-Amerika en een aantal Oost-Europese landen (zoals Polen, Hongarije, Tsjechië en Roemenië) kunnen onder voorwaarden gebruikmaken van de 30%-regeling. Dit houdt kortweg in dat de werkgever bovenop het loon een onbelaste kostenvergoeding van 3/7 van het fiscale loon mag toekennen voor de kosten die samenhangen met het tijdelijke verblijf in het buitenland (zoals huisvesting, maaltijden en vliegtickets). Dit betekent dat het pas aantrekkelijk is om de 30%-vergoeding toe te kennen als die kosten lager zijn dan het bedrag van de 30%-vergoeding.

De 30%-regeling is toepasbaar als de werknemer in een periode van 12 maanden ten minste 45 dagen in het buitenland verblijft. Perioden van minder dan 15 dagen tellen hierbij niet mee. Maar als de werknemer aan de 45-dagenvoorwaarde voldoet, dan tellen bij de berekening van de 30%-vergoeding ook alle uitzendingen van ten minste tien dagen mee.

Sociale premies

Werknemers, die in Nederland wonen en normaliter in Nederland werken, blijven in de meeste gevallen in Nederland sociaal verzekerd als zij tijdelijk in het buitenland werkzaam zijn. Zij blijven dan hun rechten behouden voor de werknemersverzekeringen (denk met name aan de WW en de WGA) en de volksverzekeringen (bijvoorbeeld de AOW en de Zorgverzekeringswet).

Bij werkzaamheden in een EER-land of Zwitserland kan bij de SVB (Sociale Verzekeringsbank) een A1-verklaring worden aangevraagd. Hieruit blijkt dat de betreffende werknemer in Nederland sociaal verzekerd blijft.

Met diverse andere landen heeft Nederland sociale zekerheidsverdragen afgesloten, op basis waarvan de werknemer eveneens in Nederland verzekerd kan blijven bij tijdelijke werkzaamheden in het betreffende land. Dit betreft bijvoorbeeld Israël, Turkije, Marokko, Canada en de Verenigde Staten. De SVB geeft voor die landen op aanvraag detacheringsverklaringen af.

De meest lastige situatie is die waarin het geen EER-land, Zwitserland of een verdragsland betreft. Het uitgangspunt is dan dat de werknemer in Nederland verzekerd blijft. Het is (zeker bij langdurige werkzaamheden) echter niet uit te sluiten dat de werknemer in het werkland verplicht verzekerd zal zijn. Dubbele verzekeringsplicht (al dan niet gedeeltelijk) is dan niet altijd te voorkomen.

Medische zorg

In de EER-landen en Zwitserland moet de werknemer een Europese zorgverzekeringskaart (EHIC) bij zich hebben. Voor de verdragslanden moet de werknemer een E111-formulier aanvragen bij de zorgverzekeraar.

Als de werknemer korter dan drie maanden aaneengesloten gaat werken in een land, waarmee Nederland geen sociale zekerheidsverdrag heeft gesloten, blijft hij verplicht verzekerd bij de Nederlandse zorgverzekeraar. Is dit echter langer, dan bestaat er geen recht meer op de basisverzekering en moet de werknemer zich laten uitschrijven.

Afsluitend

Werken in het buitenland is uitdagend. Niet alleen vakinhoudelijk, maar ook gezien de formaliteiten op het gebied van de loonheffingen en verblijfsdocumenten. Laat u zich daar echter niet door ontmoedigen. Nederland heeft diverse verdragen afgesloten, waardoor in veel gevallen niets verandert voor de werknemer. Daarnaast kan de 30%-regeling het buitenlandse avontuur fiscaal gezien extra aantrekkelijk maken.

Voor meer informatie over de gevolgen van het in het buitenland laten werken van uw personeel kunt u contact opnemen met Marco Dijkshoorn van BDO Westland via marco.dijkshoorn@bdo.nl of telefonisch via 0174 – 63 88 88. Het bovenstaande artikel is opgenomen in de nieuwsbrief van de BDO Branche- en adviesgroep Flowers en Food, welke eind deze week zal verschijnen.

Deze editie van de nieuwsbrief staat geheel in het teken van personeel en bevat verder artikelen over personeelsbeleid in tijden van crisis en de meest gestelde vragen over inlenersaansprakelijkheid. Ook is in de nieuwsbrief een interview opgenomen met Johan de Jong van Holland Contracting over ontwikkelingen in de uitzendbranche en een column van Martien Penning van Hillenraad Partners over het HiPO-tijdperk. Wilt u deze gratis nieuwsbrief ontvangen? Stuurt u dan een e-mail aan flowersenfood@bdo.nl.