Ze noemen zichzelf fruithandelaren die processpecialisten zijn geworden. Twee jaar hebben Christian Schouten en David van den Heuvel gebouwd aan een webplatform waarop live informatie wordt opgeslagen en gedeeld over de status van verschepingen en de bijbehorende ex- en importdocumentatie. Sinds februari 2021 verkopen ze dit programma vanuit een vestiging op Dutch Fresh Port onder de naam LogisticDocuments.com. “Dutch Fresh Port ligt fantastisch tussen de havens van Rotterdam en Antwerpen waar heel veel verse groenten en fruit binnenkomt. Hier doen we veel kennis op. Dutch Fresh Port is een natuurlijke, logische vestigingsplaats voor ons bedrijf.”
De start-up is ontstaan vanuit opborrelende frustraties uit de praktijk van backoffice en logistiek. Business developers Christian en David zagen bij hun werkgever Olympic Food Group met lede ogen aan dat de documentatie rondom het containervervoer van verse AGF enorm veel backoffice-handelingen vereist. “Als je een container van Zuid-Afrika naar Rusland wil laten vervoeren ben je zo twintig tot dertig administratieve handelingen verder. Bovendien heeft elk land zijn eigen eisen rondom invoer van goederen. Negentig procent van de landen eisen in dit digitale tijdperk nog steeds papieren documenten. Vanwege alle ingewikkelde en afwijkende regels komt het regelmatig voor dat vereiste documenten zelfs per vliegtuig worden ingevlogen.”
Unieke tool: Realtime zicht op je containers
LogisticDocuments.com biedt een webplatform waarop im- en exporteurs 24 uur per dag realtime zicht hebben op de containers die ze laten vervoeren. Waar zijn de containers, zijn ze vertraagd of juist niet? “Tot nu toe moest je voor die informatie steeds de website van de rederij in de gaten houden. Ons programma geeft je automatisch een bericht als de reis niet volgens planning verloopt.” Daarnaast geeft het programma op het juiste moment precies aan welke documenten er nodig zijn om de producten te verschepen vanuit het land van herkomst of naar het land en de klant van bestemming. “Natuurlijk kun je daarvoor ook Excel-sheets gebruiken, maar deze zijn gevoelig voor fouten.”
Gezamenlijk platform met ketenpartners
De software is gericht op samenwerking tussen de ketenpartners. De licentiehouder kan zijn leveranciers, klanten en andere betrokkenen uitnodigen om samen te werken op het platform via portalen. “Nu zie je nog vaak dat elke ketenpartner zijn eigen informatieopslag heeft, een totaaloverzicht ontbreekt. Ons programma centraliseert de informatie, documentatie en updates zodat iedereen in de keten weet waar hij aan toe is. Dus niet langer een ingewikkelde mappenstructuur in je Outlook van waaruit je de ketenpartner informatie verstuurt, maar één helder overzicht op een gezamenlijk platform. Ook belangrijk is dat het programma cloud based is. Dat betekent dat licentiehouders en ketenpartners wereldwijd kunnen samenwerken zolang er een internetverbinding is. “Wie een abonnement heeft kan het platform voor de hele keten inzetten: van de Zuid-Afrikaanse druiventeler tot aan de supermarkt in Nederland. Ons programma ondersteunt alle klantsegmenten.”
Focus op AGF
De software zou ook prima voor andere (verse) productsoorten kunnen worden ingezet. “Wij houden de focus echter op AGF. Omdat we zelf die achtergrond hebben, zitten we als het ware in de vezels van onze klanten. We snappen waar ze tegen aanlopen en waar de frustraties zitten, maar ook hoe we kunnen meewerken aan een oplossing. Je hoeft ons niet uit te leggen dat een vertraagde container al snel een schadepost van 10.000 euro oplevert. Dat weten we helaas zelf al te goed.”
Te koppelen aan ERP-systeem
In het eerste halfjaar hebben Christian en David gesprekken met AGF-ondernemers gevoerd, onder andere die op Dutch Fresh Port. “We kregen een belangrijke tip mee. De ondernemers willen ons platform kunnen koppelen aan hun eigen Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem. Dit systeem ondersteunt alle processen binnen het bedrijf, zoals Human Resources, interne bedrijfsvoering en voorraadadministratie. Aan die vraag konden we niet meteen voldoen, maar we hebben alles op alles gezet om die mogelijkheid snel te ontwikkelen. En dat is gelukt. Ons programma kan nu met elk ERP-systeem communiceren en gegevens synchroniseren. Dat heeft bijvoorbeeld als voordeel dat je gegevens niet verschillende keren hoeft in te voeren en dat vertraging van een container meteen zichtbaar is voor alle afdelingen die dit moeten weten. Denk aan de loods die voortaan meteen kan anticiperen op een container die later of juist eerder aankomt, bijvoorbeeld door te schuiven met personeel om de optimale bezetting in te roosteren. Ondernemingen kunnen bedrijfsbreed proactiever en flexibeler werken door ons platform.”
Hét platform
Over vijf jaar zien Christian en David hun product als hét platform om, samen met je ketenpartners, je logistiek te beheren. Ook hopen ze dat de barrière voor online documenten, die 90% van de landen nu nog opwerpt, dan geslecht zal zijn. “Er kan nu zoveel met documentbeveiliging en -verificatie. Als we het dan toch over duurzaam hebben: het moet afgelopen zijn met al dat papier. Daar oriënteren we ons op en daarin willen we over vijf jaar voorloper zijn. Dankzij ons specialisme in de AGF-branche kunnen we daarin snel schakelen.”
Bron: Dutch Fresh Port
Voor meer informatie:
Christian Schouten
Logistic Documents.com
Handelscentrum ZHZ 40A
2991 LD Barendrecht
+31 (0)6 18 58 37 91
c.schouten@logisticdocuments.com
info@logisticdocuments.com
www.logisticdocuments.com