"AGF-bedrijven focussen steeds meer op automatisering van werkprocessen dan op de kennis van individuele werknemers. En dat is niet voor niets: door de werkprocessen te automatiseren en kennis vast te leggen in de software, verhoog je de kwaliteit en efficiëntie van het werkproces, ongeacht welke werknemer er op de vloer staat. Tegelijkertijd verlaag je de foutkans én de kosten", zo stelt Raymond Langeveld van Axians in deze blog.
Om je focus ook te verschuiven naar automatisering ter optimalisatie van je bedrijfsprocessen, geeft hij een aantal tips.
Tip 1: Evalueer de huidige werkprocessen
Door de jaren heen ontstaan in ieder bedrijf “eigen” werkprocessen: taken die langzaam van de een naar de ander verschuiven, of de kennisverdeling die ontstaat tussen werknemers over bepaalde klanten, of specifieke processen. Wanneer een werknemer dan uitvalt ontstaat een probleem: niemand weet precies wat de wensen zijn van die ene belangrijke klant, en taken vallen tussen wal en schip omdat van de oorspronkelijke taakverdeling is afgeweken.
Het belangrijkste wanneer je start met focus leggen op automatisering van bedrijfsprocessen, is om eerst de processen eens goed onder de loep te nemen. Vragen die je daarbij beantwoordt zijn onder andere:
- Hoe lopen op dit moment alle informatiestromen en hoe zijn de taken verdeeld?
- Welke werknemer heeft welke specifieke kennis?
- Welke delen van deze kennis moeten beschikbaar worden voor iedereen in het bedrijf?
- Hoe kunnen de processen worden geoptimaliseerd en geautomatiseerd?
Wanneer de kennis namelijk voor iedereen beschikbaar is, en de processen zijn geautomatiseerd door software, maakt het niet meer uit welke werknemer op de vloer staat en wie op vakantie is: de processen zijn leidend en de software leidt.
Tip 2: Betrek alle kern werknemers bij automatisering van bedrijfsprocessen
Veranderingen in bedrijven worden meestal vanuit de top doorgevoerd. Logisch, maar daardoor ook des te belangrijker om stil te staan bij de kennis die verstopt zit bij de werknemers op de vloer. Juist de uitvoerende werknemers zijn degenen met de specifieke kennis, die de klanttevredenheid garanderen, of zorgen dat die levering toch wel op tijd komt. Betrek daarom álle werknemers bij het automatiseren van bedrijfsprocessen.
Bij Axians dragen we daar zorg voor in de ‘Fit gap-analyse': een van onze consultants draait met alle disciplines in het bedrijf mee en stelt aanvullende vragen, om een goed beeld te krijgen van de kennis en processen binnen het bedrijf. Zo zorgen wij ervoor dat alles juist wordt vertaald naar de ERP-software.
Tip 3: Denk vanuit de werkprocessen, niet vanuit de software
Wanneer je een duidelijk beeld hebt van de werkprocessen, is het tijd om ze zo ver mogelijk te automatiseren. Zodat je niet meer handmatig elke order hoeft toe te voegen in het systeem, en niet meer hoeft te onthouden dat de levering van bedrijf A aan de order van bedrijf C gekoppeld moet worden. De software regelt alles voor je.
Vandaag de dag heeft software bijna geen limieten meer, dat betekent dat alles wat jij belangrijk vindt aan je werkprocessen, kan worden geautomatiseerd. Bij het automatiseren van je werkprocessen is het daarom belangrijk vanuit je bedrijf te denken en niet alleen vanuit de software.
ICT with a human touch
Het succes van een bedrijf wordt bepaald door de processen, niet door de kennis van individuen. Want wanneer er dan iemand met veel belangrijke kennis op vakantie is, valt een belangrijk deel van het bedrijf weg. En wat als dan precies die ene grote klant belt?
Tijdens de implementatie proberen wij bij Axians juist die specifieke, kleine dingen, die grote gevolgen hebben, te achterhalen en aan de software te koppelen. Zodat het straks niet uitmaakt of de werknemer met 30 jaar ervaring een order pickt, of de nieuwe medewerker.
Voor meer informatie:
Axians
+31 (0)88 988 90 00
raymond.langeveld@axians.com
www.axians.nl