Triple Consultancy
"Verspilling verwijderen wil iedereen"
Een groot aantal vragen die niet alleen vanuit het management kan worden beantwoord. Laat staan kan worden opgelost. LEAN is een opkomende managementstijl die gericht is op het realiseren van de maximale waarde voor de klant met zo min mogelijk verspilling. De focus ligt daarbij op het continue verbeteren van processen, waarbij de oplossingsrichtingen niet worden verteld door het management maar komen vanuit de medewerkers zelf op de werkvloer. LEAN kent een aantal verschillende technieken en methoden om deze zelflerende en continu verbeterende organisatie te realiseren.
Westlandse tomatenteler
Eerlijk is eerlijk: het klinkt interessant, maar ook wel een beetje vaag. Daarom geeft Triple Consultancy, een bedrijf dat LEAN helpt te implementeren, een voorbeeld. "Een van de voorbeelden waarbij de LEAN-methode tot een goed resultaat heeft geleid, is bij een tomatenteler in het Westland. Het bedrijf heeft naast verschillende teeltlocaties ook een centraal verpakkingsbedrijf. Inmiddels zijn nu zo'n 30-tal verbeteringen in het bedrijf succesvol doorgevoerd die leiden tot grotere of kleinere besparingen in de bedrijfsvoering. Een van de besparingen was de volgende.
Het managementteam signaleerde een hoog afvalpercentage in de tuin. Het afvalpercentage week niet zozeer af van voorgaande periodes, maar wel ten opzichte van collegabedrijven. Binnen het management is tevergeefs gezocht naar een goede verklaring. Wel bleek dat het afvalpercentage niet alleen de afvalstromen uit de tuin betrof, maar ook die in de verpakkingsloods. Samen met de teeltmanager zijn wij de werkvloer opgegaan en hebben aan enkele oogstmedewerkers en verpakkingsmedewerkers het hoge afvalpercentage voorgelegd. Snel bleek dat een belangrijke oorzaak lag in de verpakkingsloods en niet in de tuin. De loodsmedewerkers hadden de opdracht om de steeltjes van de tomaten zo kort mogelijk te knippen met als gevolg dat er regelmatig een tomaat kapot werd geknipt. Deze ingeknipte tomaat werd er vervolgens ook vanaf geknipt en kwam in de afvalbak terecht. Waarom de steeltjes zo kort moesten worden afgeknipt, was bij deze (vooral buitenlandse) verpakkingsmedewerkers niet bekend. De opdracht kwam vanuit het management…
De reden om de steeltjes van de tomaten zo kort mogelijk af te knippen, is vooral bedoeld om beschadiging van naastliggende tomaten door te lange steeltjes te voorkomen. Met de verpakkingsmedewerkers is gezocht naar een alternatieve oplossing, waarbij minder uitval is en geen beschadigingen zijn. Deze is gevonden in een iets andere manier van het inpakken van de tomaten.
Het klinkt als een heel eenvoudig voorbeeld, maar het effect op het afvalpercentage was enorm. Dit is van 2,5% naar 1% gegaan, wat op jaarbasis een bespaarpotentieel van ruim €100.000 betekent. En zo leverden ook vele andere verbeteringen directe besparingen op! Dit geeft aan dat ieder bedrijf met (onzichtbare) verspillingen te maken heeft, waarvan het elimineren meer oplevert dan de investering in het doorlopen van een LEAN traject.
Het doorvoeren van veranderingen is goed, mits deze geborgd worden in de organisatie. Binnen dit bedrijf is de oplossing gevonden in een 'weekstart'. Aan het begin van iedere week houden de manager en de mensen op de werkvloer samen een kort overleg in een sfeer waar respect voor elkaar is. Daarin worden de resultaten doorgenomen en ook de mogelijke verbeterpunten, en de wijze waarop deze doorgevoerd kunnen worden in de organisatie."
Vlotte oplossingen
Triple Consultancy merkt dat door LEAN toe te passen oplossingen zich redelijk vlot aandienen. "Een extra voordeel in dit traject is dat wij als externe partij objectief 'in' een kwestie bij een klant kunnen staan. Dit betekent een frisse, scherpe blik aan onze kant, en nog nuttiger: de medewerkers vertellen aan een externe partij ook over de elementen in het proces die voor insiders bekende kost zijn. Maar daar zit nu net vaak de besparing!"
Verkoop- en afleverproces optimaliseren
Ook een voorbeeld voor deze besparing. Bij een marktleider met een professionele bedrijfsvoering in tuinplantensector bestond het gevoel dat het verkoop- en afleverproces niet helemaal efficiënt verliep, maar was de overtuiging dat verdere optimalisatie niet mogelijk is. Samen met de betrokken medewerkers in het proces is de waardestroom in kaart gebracht vanaf het moment dat de klant de order bestelt tot en met de uitgifte van de order. Met een waardestroom wordt het product gevolgd door het proces. Alle handelingen in het proces worden vastgelegd met als doel om de verspillingen in het proces inzichtelijk te maken. Doordat wordt gewerkt met een multidisciplinair team ontstaat begrip voor elkaars werk en de problemen. Vaak levert het ook eyeopeners op. De analyse wordt afgesloten met het benoemen van een ideale situatie.
Uit de waardestroomanalyse zijn door de betrokken medewerkers een dertigtal verbeterpunten benoemd. Voldoende aanleiding om met het management team bij elkaar te roepen om deze resultaten terug te koppelen en een prioritering aan te brengen in de verbeterpunten. Het Management Team heeft als belangrijkste doelstellingen aan het team meegegeven:
1. Halveren van de doorlooptijd van het proces
2. Het aantal productkwaliteit /administratieve klachten te halveren
Het team heeft inmiddels een meetinstrument ontwikkelt om de voortgang in de doelstellingen te kunnen waarnemen. De eerste resultaten zijn zichtbaar; de verkopers lijken meer tijd te hebben voor de klant en minder bezig te zijn met administratieve processen."
Triple Consultancy: verbinder
De rol van Triple Consultancy in dit proces is verbinder van management en werkvloer, procesbegeleider en verandermanager. "Draagvlak vanuit het management is essentieel om de zelflerende en verbeterende organisatie gestalte te geven. Vervolgens moet het management vaak meer daadkrachtig zijn. En vergt het een nieuwe houding van de medewerkers; initiërend, actief en betrokkenheid zijn cruciaal."
Voor meer informatie:
Triple Consultancy
Honderdland 71
2676 LS Maasdijk
Telefoon: +31 (0)174 52 73 00
www.tripleconsultancy.nl