Nog dit jaar uw reizende werknemers fiscaalvriendelijk belonen?
30%-regeling voor uitgezonden werknemers
Bedrijven kunnen aan uitgezonden werknemers een belastingvrije vrije vergoeding toekennen van 30% over het loon over de uitgezonden periode indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
1. De werknemer verblijft in een periode van 12 maanden ten minste 45 dagen in het buitenland.
2. Als uitgezonden perioden tellen uitzendingen van minder dan 15 dagen niet mee. Als de werknemer echter eenmaal aan de 45-dagen periode voldoet, mogen ook alle uitzendingen van ten minste tien dagen worden meegeteld.
3. De werknemer moet zijn uitgezonden naar een kwalificerend land. Dit zijn alle Afrikaanse, Aziatische, Latijns-Amerikaanse en een aantal Oost-Europese landen.
4. Eventuele kosten die de werkgever voor eigen rekening neemt (denk met name aan hotels en vliegtickets) komen in mindering op de 30%-regeling (of zijn belast).
De keuze om de regeling toe te passen, kan per werknemer worden gemaakt. Het is dus ook mogelijk deze onbelaste kostenvergoeding alleen te verstrekken aan bepaalde sleutelmedewerkers (zoals bijvoorbeeld de directeur-grootaandeelhouder). Indien u medewerkers heeft waarvan op voorhand vaststaat dat zij aan de voorwaarden voor de regeling zullen voldoen, kunt u bij het afstemmen van het basissalaris of aanvullende beloningen (bonussen, hoger loon bij uitzending) op voorhand rekening houden met de mogelijkheid van de onbelaste vergoeding.
Om nog in 2013 gebruik te kunnen maken van de 30%-regeling voor uitgezonden werknemers, dient dit nog dit jaar in uw administratie te worden vastgelegd. De onbelaste kostenvergoeding moet vervolgens uiterlijk in de aangifte loonheffingen over december worden verwerkt.
Reiskostenbesluit
Bedrijven kunnen uitgezonden werknemers, die niet voldoen aan de bovengenoemde voorwaarden mogelijk ook fiscaal aantrekkelijk belonen door het zogeheten reiskostenbesluit toe te passen. Dit besluit is oorspronkelijk bedoeld voor ambtenaren die op zakenreis naar het buitenland gaan en bevat de dagelijkse belastingvrije vergoeding per land of per stad.
Om aanspraak te maken op het Reiskostenbesluit is de belangrijkste voorwaarde dat de werknemer zich in dezelfde situatie bevindt als een ambtenaar betreffende de te maken kosten. Het reiskostenbesluit is in de praktijk regelmatig ook door niet-overheidsorganisaties toepasbaar, maar te adviseren is om vooraf afstemming met de Belastingdienst te zoeken.
Wilt u meer weten over de specifieke mogelijkheden om binnen uw organisatie gebruik te maken van bovengenoemde fiscaalvriendelijke beloningsvormen? Neem dan contact op met Marco Dijkshoorn van de BDO Adviesgroep Loon- & Premieheffing via [email protected] of via telefoonnummer 0174 -63 88 88.