In de maanden november en december is intensief gewerkt om te komen tot implementatie van het GS1 programma DatakwaliTijd2.0 in de AGF-sector. Dit programma is op initiatief van de Nederlandse retail en staat onder leiding van standaardisatie-organisatie GS1 Nederland. Samen met GS1 heeft Frug I Com een implementatie-programma gestart IDA (Implementatie Datakwaliteit AGF) om invoering voor de Nederlandse AGF bedrijven zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Praktijk tegen het licht gehouden
Afgelopen maanden is op een gestructureerde wijze gewerkt aan de vertaling van het programma en de impact op de AGF praktijk. Dit heeft geresulteerd in een praktische implementatiehandleiding voor de AGF-sector die op dit moment grotendeels is afgerond. Een toelichting op het programma en de specifieke AGF aanpak zijn hierin opgenomen. Onderwerpen, zoals doel van het programma, kenmerken van AGF-producten, bedrijfsprocessen en het DK2.0 controleproces worden behandeld. Twee bedrijven hebben met een aantal artikelen zowel de controle van algemene & logistieke gegevens als controle van etiketinformatie doorlopen om deze regels helemaal helder te krijgen.
Tijdens de uitvoering van deze doorloop is gebleken dat een beperkt deel van de verstrekte etiketinformatie gecontroleerd gaat worden. Ook is duidelijk geworden welke datavelden binnen scope vallen. Een aantal datavelden zoals onder meer land van oorsprong, kwaliteitsklasse, sortering en variëteit/ras zijn voor dit project expliciet out of scope. De Data Management Service (DMS) zullen deze velden daarom ook niet gaan controleren.
Binnen de Europese interne markt gelden Handelsnormen/ Kwaliteitsvoorschriften voor verse groente & fruit (EU Vo. 543/2011). De KCB controleert of u de juiste etiketinformatie heeft vermeld op zowel uw handels- als consumenteneenheden. Dit staat volledig los van DataKwaliTijd 2.0.
Het programma focust zich op artikelen van AGF bedrijven (leveranciers) en op private-label artikelen (huismerken). Van private-label artikelen worden alleen de algemene en logistieke gegevens (fysiek) gecontroleerd, omdat de etiketinformatie op verzoek van retailers zelf via andere dienstverleners wordt vastgelegd.
Gecontroleerde implementatie
Als vervolg op de doorloop worden met vier tot vijf AGF-bedrijven een zogenaamde gecontroleerde implementatie uitgevoerd. Na een inventarisatie hebben vier bedrijven zich hiervoor aangemeld. In de maand december is met drie van de vier bedrijven de gecontroleerde implementatie opgestart. Deze bedrijven gaan met 25 artikelen (CE+HE) het volledige controleproces doorlopen. Dit zijn in onze optiek goede testcases om te komen tot de officiële start van het programma. Op basis van de uitkomsten van de gecontroleerde implementatie zal de conceptversie van de implementatie handleiding daar waar nodig worden aangepast. Bovendien bepalen de betrokken stakeholders op basis van de uitkomsten per wanneer met de invoering gestart gaat worden.
Bij de uitvoering van de gecontroleerde implementatie wordt ook het aspect vastleggen van beeldmateriaal t.b.v. het online verkoopkanaal meegenomen. Dit omdat glashelder is dat ook AGF bedrijven deze beelden op zeer korte termijn ook standaard aan retailers beschikbaar moeten stellen.
Meest voorkomende fouten tijdens controles
Tijdens de uitvoering van controles blijkt onder meer dat AGF-bedrijven niet altijd de volledig juiste afmetingen (hoogte, breedte en diepte) en gewichten van zowel hun consumenten- als handelseenheden vastgelegd hebben in GS1 Data Source. Ook blijkt dat zowel leveranciers als de DMS nog niet helemaal goed bekend zijn met de geharmoniseerde lijst met VerpakkingsTypeCodes. Deze codelijst is opgesteld en goedgekeurd door implementatiewerkgroep van GS1 in Europe. Tot slot blijkt dat in het dataveld "Code import classificatie" de juiste code ontbreekt of onjuist is vermeld.
Data Management Service (DMS)
Een belangrijk onderdeel van DK2.0 is het controle proces van de door u aangeleverde informatie/ data door een zogenaamde trusted third party. Onderdeel hiervan is een fysieke controle door een zogenaamde DMS (Data Management Service). Dit is een complex proces voor bedrijven welke niet over een Masterdata-Management afdeling beschikken c.q. een beperkt aantal artikelen leveren aan de Nederlandse retailers. Ook zullen op termijn standaard foto's toegevoegd moeten worden aan de dataset. Frug I Com onderzoekt de mogelijkheden dit collectief te organiseren (Datakwaliteit as a Service) vergelijkbaar met andere collectieve inkoop diensten binnen het GroentenFruit Huis zoals telefonie en energie. De komende tijd wordt u nader geïnformeerd over de keuzemogelijkheden en overwegingen om definitief een DMS te gaan selecteren voor DataKwaliTijd2.0 in AGF.
GS1 project DataKwaliTijd 2.0 in de AGF gaat LIVE in 1e kwartaal van 2018
Op basis van de huidige stand van zaken is het vertrekpunt dat de AGF-sector niet vanaf 1 januari, maar in de loop van 1e kwartaal 2018 van start gaat met het GS1 programma DataKwaliTijd 2.0.
AGF-producten worden vanaf de startdatum "aangezet" voor de steekproefcontrole. Vanaf dat moment ontvangt u als AGF-bedrijf (leverancier) vanuit GS1 Nederland oproepen om nieuwe artikelen - mits gepubliceerd aan GS1 Data Source - ter controle aan te bieden.
In samenwerking met GS1 organiseert Frug I Com een intensief ondersteuningsprogramma voor AGF bedrijven welke vanaf dat moment geconfronteerd worden met deze invoering. Naast het feit dat de AGF Implementatie Handleiding en overige documentatie beschikbaar is, zullen er een aantal voorlichtings-/kennisbijeenkomsten georganiseerd worden voor bedrijven die moeten gaan starten en bedrijven welke reeds gestart zijn. Ervaringen uit deze bijeenkomsten zullen wij ook weer mee terugnemen naar DK2.0 om het totale programma te verbeteren. De doelstelling is om een zo goed mogelijke implementatie te realiseren voor zowel retailers als AGF-bedrijven.
Bron: Frug I Com