Hoe spreek jij jouw collega’s aan?

Stef had het helemaal gehad met Marloes. Zij had beloofd om hem te helpen, maar toen hij haar nodig had, liet ze het afweten. "Aan Marloes heb je niks", zei hij. En dat had hij haar wel even laten weten! Twee boze mensen en een hoop narigheid. Hoe kan het ánders? Hoe reageer jij wanneer iemand je verwijten naar je hoofd slingert? Mijn natuurlijke reactie is dat ik me ga verdedigen of de schuld bij de ander zoek. Ik wil het graag goed doen in de ogen van anderen en als ze dan zeggen dat ze niks aan me hebben, sla ik dicht. Of ik word heel boos. De relatie wordt er in elk geval niet beter op. Weinig effectief dus.

Je kunt op 3 niveaus feedback geven en ontvangen:
1. Het buitenste is het niveau van HEBBEN: "Wat héb je een leuke trui aan. Wat héb je een mooie bril. Wat héb je een leuk kapsel."
2. Een laagje dieper is op het niveau van DOEN: "Wat heb je die kratten netjes opgestapeld. Wat heb je een goed voorstel gedaan." Op gedragsniveau, dingen die je DOET.
3. Het diepste niveau waarop je feedback kunt geven is op het niveau van ZIJN: Dat zegt wat over je kwaliteiten. Dus: "Wat ben je geduldig. Wat doe je boos."

We zijn geneigd om op het niveau van DOEN complimenten te geven. "Goed gedaan joh."
En kritiek op het niveau van ZIJN: "Wat ben je ongeduldig. Doe niet zo geïrriteerd." (zit wel het woord 'doe' in, maar het zegt iets over 'zijn' / een eigenschap van die persoon.
Wanneer je bijvoorbeeld zegt: "René ik heb 5 keer een voorstel gedaan dat ik met feiten heb onderbouwd en 5 keer heb je mijn voorstel verworpen. Daardoor voel ik me niet serieus genomen." Dat klinkt heel anders dan: "René, je neemt me niet serieus."
"Door DOEN en ZIJN aan elkaar te koppelen vind je meer draagvlak voor je feedback. Het wordt beter geaccepteerd."

Daarom heeft iemand bedacht dat het handig is om feedback te geven volgens voorgeschreven regels:
1. Benoem het gedrag: Objectief waarneembaar en concreet
"Ik zag dat je vanochtend … deed." Of: "Afgelopen dinsdag zei je …"
Hier laat je jouw mening nog achterwege. Dus niet: Het irriteert me dat… ik vind het vervelend dat… je doet heel ongeduldig. (dat is immers jouw invulling. Misschien komt het zo op jou over, maar bedoelde de ander dat helemaal niet)
2. Benoem het effect op jou: Subjectief, interpretatie, jouw mening. Wat zijn de gevolgen voor jou of voor de organisatie?
"Daardoor krijg ik de indruk dat…" Of: "Met het gevolg dat ik…"
3. Check of de ander het begrepen heeft.
Dat kan verbaal: "Kun je je dat voorstellen?"
Je kunt ook uit de non-verbale houding van de ander opmaken of het binnenkomt wat je zegt.
4. Spreek je wens uit: Geef duidelijk aan hoe je het vanaf nu anders zou willen of wat je nodig hebt.
Randvoorwaarden:
• Wees kort en bondig; beperk je tot 1 à 2 zinnen per stap.
• Laat ruis achterwege
• Geef de feedback zo snel mogelijk nadat de situatie zich heeft voorgedaan
• Praat vanuit de IK en niet 'wij' of 'iemand'
NB: Wees je ervan bewust dat de ontvanger de feedback niet altijd leuk vindt om te horen. Hij heeft recht op mokken. Reageer hier niet op. Meestal heeft het even tijd nodig om te bezinken en dan ziet de ander er wel een kern van waarheid in.
Hoe had Stef 'volgens de regels' Marloes kunnen aanspreken?
1. Marloes je had aangeboden om me te helpen. Toen ik je hulp nodig had, zei je dat je geen tijd had.
2. Ik krijg de indruk dat je er geen zin in had. Net of je mij eigenlijk niet belangrijk vindt.
3. (Hij kijkt haar aan en ziet aan haar non-verbale reactie dat zij begrijpt wat hij bedoelt)
4. Ik heb liever dat je me alleen iets toezegt, als je het ook kunt waarmaken.
Oefening baart kunst
Feedback geven 'volgens de regels' is iets wat steeds gemakkelijker wordt, naarmate je het meer toepast. In het begin voelt het heel gekunsteld. Gewoon doen!

Fiona Cook op AGF.nl
Fiona heeft een commerciële achtergrond in het bedrijfsleven en coacht ruim 12 jaar eigenzinnige individuen en teams. Ze begeleidt bedrijven die zich op het gebied van leiderschap en communicatie willen ontwikkelen om de slag te maken die noodzakelijk is om met de toenemende concurrentie om te kunnen gaan. Ze is doortastend, confronterend en menselijk tegelijk. In haar columns op AGF.nl geeft ze praktisch toepasbare tips.

Voor meer informatie:
Fiona Cook
Cookcoaching
Rotterdam – Nederland
Tel: 0031 6 2041 5795
fiona@cookcoaching.nl