Vijf redenen voor digitale emballage

Papierloos transport begint het Nederlandse bedrijfsleven te veroveren. Dat is niet zo gek, want het digitaliseren van vrachtbrieven, verzendlijsten en pakbonnen zorgt voor vele honderden miljoen euro's kostenbesparing. Emballagestromen daarentegen worden nog altijd handmatig en op papier bijgehouden op de zogeheten emballagebon. "Toch een tikje vreemd. In 1969 al stond de eerste mens op de maan, maar anno 2016 worden emballagestromen nog altijd ingevuld op papier', zegt evofenedex-ledenadviseur Sven Arnoldus gekscherend. "Met nieuwe innovaties in de markt kunnen bedrijven nu de overstap maken naar de digitalisering. En er zijn genoeg redenen om deze stap op korte termijn te zetten." Onderstaand een overzicht:

1. Tijdbesparing
Na het leveren van een vracht komt uiteindelijk de vrachtbrief en de emballagebon retour. Nu moet de medewerker de data nog steeds handmatig in het computersysteem plaatsen. Via de E-CMR met de emballagemodule is deze handeling niet meer nodig. Per vrachtbrief kan dit tot wel tien minuten tijd schelen. Op jaarbasis zijn dat vele mensuren.

2. Minder fouten
Bij het overnemen van de vrachtbrief en de emballagebon worden tikfouten gemaakt. Inschattingen gaan er vanuit dat bij één op de twintig documenten er een administratieve fout gemaakt wordt. Hierdoor kunnen er weer onduidelijkheden ontstaan tussen leverancier en afnemer. Na de overstap, op digitaal is dat niet meer aan de orde.

3. Geldbesparing
De E-CMR biedt realtime inzicht in de uitstaande emballagevoorraden, in tegenstelling tot de papieren vrachtbrief die enkele dagen later pas weer op kantoor is. In de tussentijd kan er bij dezelfde ontvanger nieuwe emballagemateriaal geplaatst worden, dat niet direct zichtbaar is in de administratie. Via de digitale weg kan er meer grip gehouden worden op de totale voorraad. Zo hoeft er bijvoorbeeld geen extra emballagemateriaal gehuurd te worden tijdens piekmomenten.

4. Voorkomen van discussie
Vanwege het verschil in tijd vanaf het moment van levering tot en met de verwerking van de vrachtbrief, kan het emballagesaldo bij de afnemers verschillen met het saldo dat bekend is de leverancier. De boekingen lijken dan in eerste instantie niet overeen te komen. Dit kan dan tot misverstanden leiden tussen beiden partijen. Door middel van het digitale dossier dat ontstaat bij het gebruik van de E-CMR met emballagemodule kan uiteindelijk discussie worden voorkomen.

5. Factureren
Door het gebruik van de e-CMR kan er direct na levering van producten gefactureerd worden met de juiste hoeveelheden. Mochten er te veel artikelen geleverd worden of er ontstaat schade, dan is deze informatie direct beschikbaar bij alle partijen die zijn aangesloten bij de zending. Het grote voordeel is dat er op dat moment direct een juiste factuur verzonden kan worden en er achteraf geen lastige discussies meer ontstaan over eventuele schades of misleveringen.

Bron: EVO