Hamid Akbari, Head of Quality, Keelings Solutions
10 tips voor het kiezen van ERP software
In mijn carrière heb ik het geluk gehad om te mogen werken in sectoren die variëren van financiën, bank en IT tot avionica, gezondheid, telecom en elektronica. Ik wil graag een aantal richtlijnen met u delen, die ik heb ontwikkeld voor het kiezen van de juiste software en de belangrijkste criteria die u moet overwegen wanneer u uw selectie tot een beheersbare shortlist verkleint, schrijft Hamid Akbari, Head of Quality van Keelings Solutions
1. Leverancier levensvatbaarheid en referenties
Het beoordelen van de levensvatbaarheid van potentiële leveranciers is van vitaal belang. Dus uw eerste stap moet zijn om uw focus te beperken tot een klein aantal mogelijke leveranciers (een goed aantal zou minder dan 20 leveranciers zijn). Vanaf daar bekijkt u elk bedrijf kritisch, met de nadruk op hun reputatie en sector kennis. Bijvoorbeeld, Keelings is een expert in AGF producten, dit puur door de jarenlange ervaring in de AGF-industrie.
Uw vragen moeten zijn: hoe lang is de aanbieder al actief in het bedrijfsleven, wie zijn zijn klanten, hoe betrouwbaar is men en wat is de frequentie van hun software release schema. Kan de leverancier de door u gewenste software eigenschappen en integratie leveren?
2. Ondersteuning
Ondersteuning is belangrijk in alle stadia van een project, met name in evaluatie, projectplanning, gap analyses, implementatie, configuratie en post-live applicatie ondersteuning fases. In het kader van zorgvuldigheid is dit kritische informatie. Dit om te ontdekken of de door u gekozen leverancier en hun support afdeling de middelen heeft om op redelijke termijn te reageren op vragen en verzoeken. Dat geldt vooral als u een bepaald doel heeft vermeld in een contract. Bijvoorbeeld over de onderhoudskosten en of de service level overeenkomst oplossingen met hoge prioriteit binnen 24 uur dekt.
Als onderdeel van een verkoopgesprek, stel dus vragen over de service level overeenkomst, bijvoorbeeld hoe deze wordt toegepast bij een bedrijf van dezelfde grootte als het uwe. Sommige leveranciers publiceren hoeveel mensen ze hebben in ondersteunende rollen. Bij Keelings is bijvoorbeeld 25% van het totale team actief in ondersteunende rollen. Stel vast of de ondersteuningsfuncties onshore, nearshore of offshore zijn. Keelings biedt bijvoorbeeld on-site ondersteuning tijdens een Go-live gang, waarbij een select team van technici wordt ingezet om eventuele problemen direct te ondersteunen en om zo stilstand te voorkomen.
Een ander punt dat waard is om te controleren, is welke communicatiekanalen een klantenservice afdeling gebruikt: heeft de leverancier een portaal, een directe lijn of een specifiek contactpunt voor elke escalatie?
3. Documentatie, hulpmateriaal en training
Hier komen we op een gevoelig competitief detail. Potentiële leveranciers zullen dit waarschijnlijk alleen op aanvraag verstrekken, aangezien dit over ieder kenmerk van het product gaat en hoe de toepassing wordt gebruikt. Voordat u de supportdesk van een leverancier telefonisch benadert, welke informatie biedt men via een online portal? Dat kan variëren van handleidingen of online hulp door middel van een basis uitleg die het probleem kunnen oplossen, tot een servicedesk functie die online geleverd wordt.
Een ander punt dat gecontroleerd moet worden is, of de leverancier op verzoek een gebruikersopleiding aanbiedt. En welk type dit is: online of klassikaal, of een combinatie van deze twee. Zo ook of een training gericht is op verschillende niveaus van gebruikerssoorten zoals: Admin, Super-user en End-user.
4. Onderliggende technologie en toekomstige schaalbaarheid
Het onderliggende platform is belangrijk. Wij merken dat bedrijven in de AGF-branche, afstand nemen van specifieke handhelds apparaten, welke verbonden zijn met docking stations. Zo gebruikt men bij voorkeur mobiele apparaten die op een App draaien of toegang geven tot web applicaties, inclusief realtime draadloze verbinding.
Zal de door uw gekozen applicatie de magazijnbeheerder beperken tot oude onhandige apparaten, of kunnen zij net zo gemakkelijk een tablet gebruiken? Compatibiliteit met mobiele platforms zoals Android, iOS en Windows Mobile moet een toekomstige leverancier u aan kunnen bieden.
5. Kwaliteit
Deze categorie spreekt voor zich, maar wat is de daadwerkelijke focus van potentiële leveranciers op kwaliteit? Heeft de leverancier een toegewijde kwaliteitsborgings afdeling met een vastgestelde QA strategie, beleid en mandaat? Hoe frequent is hun major, minor en patch release schema? In plaats van uw keuze te baseren op prijs, kunt u zich beter focussen op kwaliteit. Een leverancier kan de laagste prijs bieden, maar ook tegelijkertijd de laagste kwaliteit.
Kwaliteitscriteria vertelt u in hoeverre de software applicatie zich ontwikkelt in een volgende generatie en hoe toekomstige verbeteringen worden toegepast. Controleer ook de kwaliteit van de notities die elke release update normaliter begeleiden.
6. Integratie
Een ander onderwerp om te beoordelen is hoe gemakkelijk de ERP software integreert met andere applicaties, zoals pakketten van derden of algemene toepassingen. Integratie met andere applicaties, zoals een accounting-, financieel-, rapportage-, transport- en logistieke tool(s), is een must-have voor een ERP software oplossing.
Vraag uw potentiële ERP leverancier om een overzicht van applicaties van derden, waarvan het hulpprogramma momenteel succesvol integreert. Zorg er ook voor dat u een idee krijgt hoe makkelijk het is een integratie toe te passen.
Hoe deze integratie plaatsvind, is een andere factor om in overweging te nemen. Elke ERP software oplossing op uw shortlist moet verbonden kunnen worden met andere applicaties als dat nodig is. Of via API, dit is een verzameling van definities op basis waarvan een computerprogramma kan communiceren met andere programma's. Moet u de leverancier voor een integratie betalen of gaat u een API van derden kopen?
7. Implementatie proces
Het belang van deze categorie in uw evaluatieproces hangt af van hoe u de implementatie gaat uitvoeren. Ideaal gezien zou de leverancier een keuze moeten bieden tussen een éénfasige release of een project met meerdere fases. Dit is onder andere afhankelijk in hoeverre een ERP software implementatie uw dagelijkse processen zou kunnen verstoren.
Het is belangrijk om een leverancier te kiezen die ervaring heeft met verschillende implementatietypen. Daarnaast is het belangrijk dat de leverancier weet welke maatregelen getroffen moeten worden en wat voor effect de software heeft op de verschillende afdelingen binnen een bedrijf. U moet zich ook afvragen hoe de leverancier ter plaatse ondersteuning biedt tijdens het live gaan van het gehele project.
8. Technische verfijning, functionaliteit en gebruiksgemak
Als u een big-ticket applicatie zoals ERP software koopt, is de gebruikersvriendelijkheid meer dan een belangrijk onderdeel binnen een goede deal. Hoe makkelijk is het om de applicatie op te zetten, te configureren en te onderhouden? Gebruiksvriendelijkheid is van toepassing op veel verschillende soorten gebruikers, zoals admin, receptie, financiën of magazijn, met verschillende niveaus van IT kennis.
Het gaat erom hoe het product is gebouwd. Is het in een standaard object-oriented programming (OOP) taal? Sommige leveranciers gebruiken hun eigen specifieke taal en hulpprogramma's, wat betekent dat u bij deze leverancier zal worden afgesloten als u een koppeling wilt toevoegen van een derde partij. Zo ook bij het creëren en aanpassen van rapporten, zult u dan waarschijnlijk voor dit privilege moeten betalen.
Vanwege zorgvuldigheid moet u vooruit denken: wat zijn uw eigen behoeften en hoe veranderen deze tijdens de levensduur van het gebruik van een applicatie?
9. Kosten
Laat u informeren hoe leveranciers hun software in rekening brengen, veel softwareleveranciers bieden verschillende prijsmodellen aan. Bijvoorbeeld biedt men basisfuncties aan in de initiële aankoopkosten, met eventueel gewenste modules tegen extra kosten.
Licentiemodellen kunnen ook verschillen per leverancier. Sommigen zullen de applicatie koppelen aan een specifiek apparaat, anderen koppelen het aan de gebruiker. Implementatiekosten worden vaak extra doorbelast. Als u een (standard) off-the-shelf-pakket koopt, wat zijn dan de kosten bij een wijzigingsverzoek of software wens? Dit kan een onderhandelingspunt zijn. Als u onmiddellijk een bepaalde functie wilt hebben, zijn er waarschijnlijk extra kosten.Terwijl als deze functie onderdeel is van een geplande upgrade cyclus, zou u het kosteloos kunnen verwachten.
Opleiding en projectondersteuning zijn ook extra kosten. Sommige aanbieders bieden een bepaald percentage trainingen aan, gerelateerd aan de licentieprijs voor de software. Waarbij alles boven dit percentage in rekening wordt gebracht.
10. Lokalisatie instellingen
Lokalisatie ondersteuning in ERP applicaties is een belangrijke overweging. Het hebben van uw lokale taal zal eindgebruikers helpen hun productiviteit te verbeteren. Belangrijke talen zoals Engels, Spaans, Frans of Duits, dienen ondersteund te worden als onderdeel van de software.
Sommige applicaties zijn gebouwd op databases die problemen kunnen veroorzaken bij lokalisatie, dat is essentieel als uw organisatie internationaal handelt. Bijvoorbeeld, bij het vertalen van Engels naar Spaans veranderen decimalen van een punt naar een komma. Dit maakt de databasestructuur totaal anders. In het geval van Keelings Solutions, ondersteunen wij vijf talen. Vraag de door u geselecteerde leverancier dus welke talen men ondersteunt en controleer dit.
Bent u het eens met mijn tips? Zijn er andere punten die u gebruikt om een belangrijke software-investering zoals ERP te evalueren? Ik zou graag uw feedback willen ontvangen. Laten we het gesprek aangaan!
Hamid Akbari is Head of Quality Assurance bij Keelings Solutions, een aanbieder van een complete ERP software oplossing en expert in het adviseren van bedrijven in de AGF-industrie.
Voor meer informatie:
www.linkedin.com/in/hamidrezaakbari/
Hamidreza_Akbari@keelingssolutions.com